Unternehmenssoftware

Offerten, Rechnungen, Kundendaten und gemeinsame Dokumente gehören zum Alltag vieler Kleinunternehmen. Passende Unternehmenssoftware kann diese Arbeit vereinfachen und doppelte Eingaben reduzieren. Entscheidend ist, welche Abläufe Ihr Betrieb braucht und wie gut sich eine Lösung darin einfügt.

Welche Aufgaben soll die Software übernehmen?

Offerten, Rechnungen und Buchhaltung

Eine Rechnungssoftware hilft, Offerten zu erstellen, Leistungen abzurechnen und offene Zahlungen im Blick zu behalten. Prüfen Sie, ob Sie zusätzlich Belege erfassen, Zahlungseingänge abgleichen oder Daten an Ihre Treuhandstelle übergeben möchten.

Für Schweizer Betriebe sind je nach Bedarf QR-Rechnungen, Mehrwertsteuerfunktionen und die Anbindung an das Geschäftskonto wichtige Auswahlkriterien. Klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle, welche Exporte sie benötigt. Die technischen Grundlagen zur QR-Rechnung erläutert SIX auf ihrer Informationsseite.

Kundenkontakte und Aufträge

Ein CRM ist ein System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Es bündelt beispielsweise Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, Offerten und nächste Schritte. Das erleichtert die Übergabe im Team und hilft, zugesagte Rückmeldungen einzuhalten.

Für einen kleinen Betrieb kann eine einfache Kontaktverwaltung ausreichen. Wer längere Verkaufsprozesse oder viele parallele Anfragen betreut, sollte auch Erinnerungen, Zuständigkeiten und Suchfunktionen testen.

Administration und Zusammenarbeit

Gemeinsame Kalender, Aufgabenlisten und Dokumentenablagen schaffen Übersicht. Achten Sie darauf, wie Mitarbeitende Dateien finden, Änderungen nachvollziehen und Zugriffsrechte erhalten. Bei der Verbindung mit Website oder Onlineshop lohnt sich ein genauer Blick: Welche Daten werden übertragen, in welche Richtung und wie häufig?

Software anhand klarer Kriterien vergleichen

Notieren Sie vor der Suche Ihre wichtigsten Abläufe. Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von späteren Wünschen. Vergleichen Sie anschliessend wenige passende Lösungen anhand derselben Fragen:

• Bedienung: Können die vorgesehenen Nutzer typische Aufgaben ohne lange Anleitung erledigen?
• Gesamtkosten: Welche Ausgaben entstehen für Einrichtung, zusätzliche Zugänge, Schulung, Schnittstellen und Support?
• Datenaustausch: Lassen sich bestehende Daten importieren und später vollständig in einem nutzbaren Format exportieren?
• Vertrag: Welche Laufzeiten, Kündigungsfristen und Bedingungen für den Datenzugriff nach Vertragsende gelten?
• Unterstützung: Gibt es verständliche Anleitungen und erreichbaren Support in einer passenden Sprache?

Mit einem überschaubaren Test beginnen

Testen Sie einen vollständigen Ablauf mit Beispieldaten: einen Kontakt anlegen, eine Offerte erstellen, daraus eine Rechnung erzeugen und die Unterlagen exportieren. Beziehen Sie die Personen ein, die später damit arbeiten.

Bei Cloudsoftware prüfen Sie ausserdem, wo Personendaten bearbeitet werden, wer darauf zugreifen kann und welche vertraglichen Regelungen gelten. Der EDÖB erklärt die Datenschutzfragen bei Cloud-Diensten.

Planen Sie vor der Einführung die Datenübernahme, Zuständigkeiten und eine kurze Schulung. Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Ablauf und prüfen Sie im Alltag, ob Bearbeitungszeit und Fehler tatsächlich abnehmen.