Automatisierung

Anfragen erfassen, Belege ablegen und Termine bestätigen: Wiederkehrende Büroaufgaben kosten Zeit. Automatisierung kann Kleinunternehmen entlasten, wenn die Abläufe klar geregelt sind. Hier erfahren Sie, welche Aufgaben sich eignen, wie digitale Werkzeuge zusammenarbeiten und wie Sie die Ergebnisse kontrollieren.

Mit einer überschaubaren Aufgabe beginnen

Ein guter Einstieg ist eine Tätigkeit, die häufig vorkommt und nach festen Regeln abläuft. Notieren Sie zuerst: Was startet den Vorgang? Welche Angaben werden benötigt? Was soll am Ende vorliegen? Wer bearbeitet Ausnahmen?

Vereinfachen Sie unnötige Zwischenschritte, bevor Sie den Ablauf automatisieren. Das KMU-Portal des SECO zur schrittweisen Digitalisierung bietet Orientierung, um die eigenen Voraussetzungen vor der Einführung neuer Software einzuschätzen.

Praktische Beispiele für den Büroalltag

Website-Anfragen weiterleiten

Eine vollständig ausgefüllte Formularanfrage erstellt automatisch einen Eintrag in der Kundenverwaltung und eine Aufgabe für die zuständige Person. Eine Eingangsbestätigung informiert die anfragende Person. Fehlen Pflichtangaben, wird die Anfrage zur Prüfung markiert.

Belege geordnet ablegen

Ein definierter E-Mail-Ordner dient als Ausgangspunkt: Passende Anhänge werden in einer zentralen Belegablage gespeichert und zur Kontrolle vorgemerkt. Die Prüfung von Betrag, Lieferant und Zuordnung bleibt ein eigener Arbeitsschritt, bevor weitere Buchhaltungsaktionen folgen.

Termine vorbereiten

Nach einer Buchung erhält die Kundschaft eine Bestätigung mit den benötigten Informationen. Gleichzeitig entsteht ein Kalendereintrag. Planen Sie auch Umbuchungen und Absagen ein, damit Erinnerungen zum aktuellen Termin passen.

Digitale Werkzeuge verbinden

Prüfen Sie zunächst, welche Regeln und Verbindungen Ihre vorhandene Software bereits anbietet. Zusätzliche Automatisierungsdienste können sinnvoll sein, wenn mehrere Anwendungen beteiligt sind.

Sogenannte Konnektoren sind vorbereitete Verbindungen zwischen Programmen. Sie können beispielsweise auf einen neuen Eintrag reagieren und anschliessend eine Aufgabe in einem anderen Werkzeug anlegen. Die Microsoft-Dokumentation zu Cloud-Flows erklärt solche ereignisgesteuerten und zeitgesteuerten Abläufe.

Entscheidend ist, ob die Verbindung Ihre benötigten Datenfelder und Aktionen unterstützt. Vergleichen Sie ausserdem Einrichtung, laufende Kosten und Pflegeaufwand. Legen Sie fest, welches System bei widersprüchlichen Angaben massgebend ist, und vergeben Sie nur die notwendigen Zugriffsrechte.

Abläufe testen und regelmässig prüfen

Testen Sie vor dem Einsatz mit Beispieldaten:

• Normalfall: Kommen alle Angaben vollständig und richtig an?
• Fehlende Angaben: Stoppt der Ablauf an der vorgesehenen Stelle?
• Doppelte Übermittlung: Werden doppelte Einträge verhindert?
• Verbindungsfehler: Erhält eine verantwortliche Person eine Meldung?

Dokumentieren Sie Auslöser, Schritte und Zuständigkeiten. Prüfen Sie anfangs jeden Durchlauf und später regelmässige Stichproben. Vergleichen Sie die eingesparte Bearbeitungszeit mit dem Kontroll- und Pflegeaufwand. So erkennen Sie, welche Automatisierung Ihren Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert.